Para el comité organizador
Todo listo para
volver a encontrarnos.
Guía de administración del Gran Reencuentro Fortunatino 2027 del Colegio Fortunato Zora Carbajal de Candarave. Usa este orden para preparar el evento, recibir inscripciones y controlar el ingreso.
1. Activa la organización
- Entra a Organización e inicia sesión con la cuenta autorizada del administrador.
- En Configuración, revisa el nombre, mes del evento, zona horaria, contacto y aviso de privacidad. El mes previsto es octubre 2027, en America/Lima; el día está por confirmar.
- Registra el local y la hora cuando estén confirmados. La plataforma anuncia el mes del encuentro sin asignar un día ni mostrar una cuenta regresiva diaria.
- Crea las promociones y asigna los roles a personas que ya hayan ingresado una vez al sitio. Un delegado necesita además sus promociones asignadas.
- Revisa el cronograma y distribuye las tareas entre las seis comisiones.
Mientras no se aprueben el aforo, los precios, los medios de pago y las condiciones, recibe manifestaciones de interés y preinscripciones. No solicites un pago todavía.
2. Define las reglas antes de cobrar
Configura aforo total, reserva operativa, tarifa, vigencia, condiciones y medios de pago reales. Determina si la confirmación exige pago completo o un adelanto autorizado. Si se permiten acompañantes, activa la opción y considera una entrada individual por persona.
Reserva y lista de espera
Una manifestación de interés no ocupa un cupo. Una reserva temporal sí lo ocupa hasta su vencimiento. La plataforma comprueba el aforo en el servidor, incluso con solicitudes simultáneas. Las personas sin cupo permanecen en lista de espera.
Comprobantes privados
Configura Yape, Plin o transferencias con sus datos correctos. Se registran pagos manuales; la plataforma no cobra ni verifica automáticamente con el banco. Adjuntar un comprobante lo deja en revisión.
3. Atiende las inscripciones y los pagos
- El participante inicia sesión, completa sus nombres y apellidos, promoción y contacto, y acepta el aviso de privacidad.
- Si un delegado ayuda a inscribirlo, registra la autorización y el correo correcto. No se comparten credenciales.
- Al abrir las reservas, el participante revisa costo y condiciones, solicita su cupo y registra el pago con su comprobante.
- Finanzas contrasta el movimiento con el medio de pago, valida, observa o rechaza el comprobante, indicando el motivo.
- Confirma la participación cuando se cumpla la regla aprobada. Una cortesía requiere una acción autorizada y motivo.
- Para devoluciones, conserva el pago original, registra importe, distribución y sustento. Revisa el estado de la entrada.
4. Permisos del equipo
| Rol | Uso autorizado |
|---|---|
| Administrador | Configuración, usuarios, promociones, control y auditoría. |
| Finanzas | Pagos, devoluciones, presupuesto, movimientos y reportes. |
| Delegado | Inscripciones y seguimiento de sus promociones asignadas. |
| Comunicaciones | Publicaciones, recuerdos, campañas y plantillas. |
| Acreditación | Validación de entradas y registro de asistencia. |
| Participante | Sus datos, inscripción, pagos, avisos y entrada. |
5. Prepara recuerdos y convocatoria
Revisa la autorización del material y aprueba cada recuerdo antes de publicarlo. Organiza las actividades en «Programa» o «Deportes y juegos» y registra su mes. Las actividades iniciales son propuestas: confírmalas únicamente cuando estén acordadas. Las promociones sin un padrón validado muestran cantidades absolutas; el porcentaje se habilita al validar su total de integrantes.
Las invitaciones de WhatsApp se comparten voluntariamente. Las plantillas y los recordatorios se pueden preparar desde Comunicaciones. Los canales externos sin proveedor muestran “Pendiente de configuración”; no se declara que se haya enviado o entregado un mensaje.
6. Acredita el día del evento
- Asigna el rol de Acreditación antes de la jornada. Abre Control de ingreso desde cada celular o equipo.
- Permite el uso de la cámara y mantén conexión a internet. También puedes buscar una entrada o introducir su código.
- La primera validación registra el ingreso. Una segunda advierte que la entrada ya fue utilizada y muestra la hora del primer ingreso.
- Las entradas revocadas o de inscripciones canceladas no permiten ingresar. Regenerar una entrada invalida la anterior.
- Ten un equipo y conexión de respaldo. El sistema no realiza acreditación sin conexión.
7. Conciliación y cierre
Compara los ingresos validados con el banco o billetera. El saldo disponible incluye saldo inicial e ingresos recibidos, y descuenta gastos pagados y devoluciones; excluye comprobantes pendientes y aportes prometidos. Exporta los reportes y utiliza impresión para conservar resúmenes en PDF.
El administrador puede descargar un respaldo JSON de los registros desde el panel. El respaldo incluye los metadatos de los archivos; conserva por separado los originales privados. La restauración requiere revisión técnica para evitar duplicar movimientos.
Antes de difundir el enlace
- Revisa datos de contacto, aviso de privacidad y condiciones de cancelación.
- Prueba una inscripción con datos autorizados y revisa sus estados.
- Asigna los responsables y comprueba que cada delegado vea únicamente su promoción.
- Configura el dominio propio y sus registros DNS si se utilizará un subdominio.
- Configura un proveedor antes de activar correos o mensajes externos. El acceso seguro del participante utiliza el inicio de sesión de la plataforma.
- Aprueba el resumen financiero que quieras publicar; nunca incluyas deudas individuales ni comprobantes privados.